Die indisoft GmbH ist seit 30 Jahren auf individuelle berufliche Qualifizierung, Erwachsenenbildung und Coaching spezialisiert und wurde mehrfach als Top Anbieter für Weiterbildungen ausgezeichnet. Unser umfangreiches, modular aufgebautes Kursangebot beinhaltet Weiterbildungen, Coachings und Firmenschulungen. Bei indisoft arbeitet ein engagiertes Team von 60 Mitarbeiter:innen an vier Standorten, und wir laden dich herzlich ein, Teil dieser Gemeinschaft zu werden.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir je eine:n
Mitarbeiter:in Office-Management/Backoffice (m/w/d) in Vollzeit in Leipzig
Als Mitarbeiter:in im Backoffice bei indisoft bist du das administrative Rückgrat unserer Standort-Teams. Durch deine transparente und effektive Kommunikation sowie Dokumentation trägst du maßgeblich dazu bei, Anliegen aufzunehmen und vollständige und konsistente Akten und Datensätze bereitzustellen.
Du sammelst wichtige Informationen wie zum Beispiel Zensuren oder Anwesenheitsdaten, wertest sie aus und leitest sie gezielt weiter. Dabei behältst du stets die Anforderungen unserer Kostenträger im Blick und sicherst deren Umsetzung ab.
Mit deinem Organisationstalent sind die vielfältigen Bürotätigkeiten zur Gewährleistung des Standortbetriebs bestens aufgehoben. Du koordinierst alles perfekt, damit unsere Teams sich voll und ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren können.
Deine Aufgaben:
- Bearbeitung der eingehenden Anfragen per Telefon, E – Mail und persönlich
- Bearbeitung Postein- und -ausgang
- administrative und organisatorische Unterstützung des Teams
- Vorbereitung und Unterstützung der Buchhaltung
- Materialverwaltung, Bürobestellungen, Bereitstellung von Lernmaterialien (Bücher, Skripte)
- Kommunikation, Support, Koordination mit und zwischen den einzelnen Fachabteilungen und Standorten
- Erstellung von Verträgen, Zeugnissen und Zertifikaten
- Abwicklung aller administrativen Prozesse zum reibungslosen Schulungsverlauf unserer Teilnehmenden
- Erstellung und Versand von Email-Einladungen zum jeweiligen Kursstart
- Pflege der Kundenakten (analog und in der Datenbank)
- Fehlzeiten- und Notenerfassung für unsere Teilnehmer:innen
- Administrative Aufgaben an den Standorten wie z.B. Organisation von externen Dienstleistern
- Raumplanung / Koordination der Sitzplatzvergabe, Raumvorbereitung vor Veranstaltungen
Wir bieten dir:
Wir bei indisoft legen großen Wert auf selbstorganisiertes Arbeiten und fördern kreative Freiräume. Du erhältst eine Einarbeitung auf Augenhöhe durch unser Patensystem. Darüber hinaus bieten wir dir kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten, Teamevents sowie kostenlose Getränke und Obst am Standort. Ein Tag Remote-Arbeit pro Woche ermöglicht dir zudem Flexibilität in deiner Arbeitsgestaltung. Und nicht zu vergessen: Wir unterstützen deine Zukunftsvorsorge durch eine betriebliche Altersvorsorge.
Das bringst du mit:
Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium absolviert und hast bereits Erfahrungen im Büromanagement sammeln können. Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise zeichnet dich aus. Eine hohe Serviceorientierung und hervorragendes Zeitmanagement sind für uns bei der Besetzung der Position sehr wichtig.
Agilen Arbeitsstrukturen begegnest du mit Offenheit und Interesse.
Du verfügst über solide digitale Kompetenzen und beherrschst MS-Office-Anwendungen sowie Meetingtools souverän. Du beherrschst Deutsch verhandlungssicher.
Der Vertrag ist auf ein Jahr befristet. Über die Jahresbefristung hinaus ist indisoft an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung:
Bitte nutze unser Bewerbungsformular https://www.indisoft-weiterbildung.de/jobs-bei-indisoft.html (https://www.indisoft-weiterbildung.de/jobs-bei-indisoft.html)
Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.
