Organisationseinheit

Bereich III - Maschinenbau und Elektrotechnik, KIT-Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik, KIT-Fakultät für Maschinenbau

Ihre Aufgaben

Die KIT- Fakultäten ETIT und MACH sind verantwortlich für die Organisation von Studium und Lehre, sowie für die akademische Selbstverwaltung der beiden Fachgebiete. Zusätzlich übernehmen sie als Teil der Bereichsverwaltung des Bereichs III Maschinenbau und Elektrotechnik Aufgaben in der Universitätsaufgabe. Die Geschäftsstelle ist dabei die erste Anlaufstelle für Fragen von Lehrenden, Studierenden, anderen Abteilungen am KIT und externen Partnern.

In Ihrer Rolle fungieren Sie dabei als:

• Schnittstelle. Sie sind die erste Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Berufungen von neuen Professorinnen und Professoren im Bereich 3.Dazu sind Sie Teil des Berufungsteams und unterstützen die Teamsprecherin bei allen Ihren Aufgaben bzw. bei Auskünften zu Berufungsverfahren
• Expertise. In Ihrem Team beraten Sie die Doktorandinnen und Doktoranden zu ihren Promotionsverfahren und bereiten die Sitzungen des Promotionsausschusses vor und nach. Weiter sind Sie die Ansprechperson für Fragen der internen und externen Betreuung von Doktorarbeiten und entwickeln Arbeitsabläufe und Prozesse weiter, mit dem Ziel einer digitalen Verwaltung.
• Unterstützung. Sie unterstützen die Leitung des Berufungsteams durch allgemeine Sekretariatstätigkeiten, wie Schriftverkehr, Postverteilung, Terminplanung für Berufungssitzungen

Eintrittstermin

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ihre Qualifikation

• Ausbildung. Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen bereits erste Berufserfahrung mit Kundenkontakt mit.
• Persönlichkeit. Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick zeichnen Sie aus. Große Sorgfalt und Zuverlässigkeit, Freude am Umgang mit Menschen sowie Diskretion sind Ihre Stärken.
• Kommunikation. Sie besitzen ein sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Die Zusammenarbeit im Team macht Ihnen Spaß. Beim Kundenkontakt haben Sie das richtige Gespür und Einfühlungsvermögen.
• Expertise. Sie besitzen idealerweise Kenntnisse im Bereich Berufungsverfahren sowie über die rechtlichen Vorgaben oder praktische Berufserfahrungen im Hochschulbereich. Des Weiteren besitzen Sie sehr gute MS-Office Kenntnisse und haben Interesse an digitalen Lösungen.

Entgelt

EG 8 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.